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A conciliação bancária liga cada venda ao valor previsto para recebimento e ao crédito que aparece no extrato, permitindo localizar diferenças por lote.
Na sexta-feira, uma mesa pagou R$ 240 no cartão. Na data prevista para o repasse, ninguém encontra um crédito de R$ 240 no extrato. Antes de registrar uma falta no caixa, confira como a operadora agrupou as vendas e quais descontos aplicou.
Conciliação bancária: compare três registros da venda
- No caixa do restaurante, localize a venda pelo valor, pela data e pela forma de pagamento. Guarde o identificador da transação quando disponível.
- No relatório da operadora, encontre a transação e o lote de repasse. Confira o valor bruto, as taxas, eventuais ajustes e a data prevista para o crédito.
- No extrato bancário, procure o valor líquido do lote na conta de destino. Anote qual crédito corresponde ao repasse para que outra pessoa não use o mesmo lançamento na próxima conferência.
Por que R$ 240 podem fazer parte de um depósito de R$ 490
Suponha que a operadora reúna no mesmo lote três vendas de R$ 240, R$ 160 e R$ 100. O valor bruto é R$ 500. Com uma taxa hipotética de 2% e nenhum outro ajuste, a taxa do lote é R$ 10 e o depósito esperado é R$ 490. Os R$ 240 da primeira mesa continuam inteiros no relatório de vendas. É o relatório de repasse que explica como ela compõe o depósito.
Se o banco mostrar R$ 485, restam R$ 5 a explicar. Procure um ajuste identificado no demonstrativo, como uma cobrança de antecipação prevista no contrato. Sem documento que explique os R$ 5, deixe a diferença em aberto, com o número do lote e a data da próxima conferência. Lançar uma taxa por suposição faria os totais coincidirem e esconderia a origem da diferença.
Separe o que venceu do que ainda vai entrar
Uma venda feita hoje pode ter repasse previsto para outro dia. Registre a data esperada antes de classificá-la como atrasada. Para o dinheiro recebido no balcão, acompanhe primeiro a movimentação do caixa físico. Se houver depósito desse dinheiro, identifique-o no extrato sem somá-lo novamente às vendas.
Faça também a conferência no sentido inverso: percorra os débitos do banco e localize cada pagamento nos controles do restaurante. Um pagamento a fornecedor aparece como saída. Uma transferência entre duas contas da própria casa deve ser identificada nas duas pontas para não virar despesa em uma conta e receita na outra.
No delivery, a mesma distinção entre valor da venda e valor recebido ajuda a comparar os canais. Veja o exemplo de como considerar taxas no preço de um prato.
Leitura complementar: material do Sebrae sobre controles financeiros, incluindo a conciliação bancária.
